E-Rechnungen in der Anwendung

Im Interview mit Martin von RisingBYTES erfahren wir welche Vorteile e-Rechnungen in der Anwendung mit sich bringen.

Das Wiener Unternehmen nutzt bereits aktiv e-Rechnungen und teilt uns ihre Erfahrungen und Meinungen mit.

Im Interview mit Martin Holzer, Co-Founder und Softwareentwickler bei der risingBYTES GmbH in Wien.

Martin über RisingBYTES: "Wir sind ein relativ junges, 2019 gegründetes IT-Unternehmen, namens risingBYTES, welches den Fokus auf Software- und Web-Entwicklung legt."

1.Aus welchem Grund sind E-Rechnungen für euch interessant oder notwendig?

Ein längeres Projekt, nämlich eine Schularztsoftware, hat uns an das Thema e-Rechnungen herangeführt. Seit 2014 sind Rechnungen an Schulen in Österreich nämlich nur noch im E-Rechnungsformat möglich. Deshalb wussten wir von vornherein, dass wir, sobald dieSoftware marktreif ist, E-Rechnungen stellen müssen. Wir haben die Rechnungsdaten dann manuell im Portal der Wirtschaftskammer Österreich eingetragen und konnten dort die E-Rechnung exportieren.

2.Welche Vorteile seht ihr in der Nutzung von E-Rechnungen gegenüber PDF’s?

Grundsätzlich muss ich sagen, dass ich nicht mit E-Rechnungen in Kontakt gekommen wäre, wenn es nicht eine Voraussetzung für B2G Rechnungen gewesen wäre. Jetzt denke ich mir allerdings,

dass es extrem bequem wäre, wenn mehr Unternehmer E-Rechnungen benutzen würden. Das steht und fällt für mich aber mit der Verbreitung.

Einmal angefangen, fallen mir immer mehr Vorteile auf. Es kann einfach viel handlicher und schneller gearbeitet werden. Es ist kein Mailverkehr mehr nötig, wodurch es nicht mehr vorkommen kann, dass eine Rechnung mal im Spam-Ordner landet. Außerdem ist es sehr praktisch, dass man die identen Daten auf diesem Weg automatisch im Buchhaltungsprogramm hat. Es können also keine Tippfehler oder sonstigen Abweichungen passieren.

Das Hauptproblem, dass ich momentan sehe ist, dass man gar nicht erst auf die Idee kommt, Kunden zu fragen ob sie e-Rechnungen benutzen, weil das so selten vorkommt. Hier ist es natürlich sehr gut, dass bei Informer angezeigt wird, wenn mein Kontakt im PEPPOL-Netzwerk registriert ist. Grundsätzlich wären e-Rechnungen nämlich mein bevorzugter Weg Rechnungen zu versenden.

3. Siehst du da auch einen Umweltfaktor in dieser Sache?

Da wir immer papierlose Rechnungen verwendet haben, weiß ich nicht, inwiefern wir mit e-Rechnungen umweltfreundlicher sind. Jedoch lösen e-Rechnungen mehrere Probleme auf einmal. Hinsichtlich der Datenschutzrichtlinien der DSGVO ist man zum Beispiel automatisch auf der sicheren Seite, da die Übermittlung von Rechnungen per Mail ja nicht unbedingt als sicher angesehen wird.

5. Ihr wärt also auch auf B2B- und nicht nur B2G-Ebene bereit e-Rechnungen zu verwenden?

Ja, auf jeden Fall! Allein dadurch, dass Rechnungen in meinem Buchhaltungsprogramm direkt verarbeitet und verwaltet werden, brauche ich nicht zusätzlich noch die Rechnung in einer E-Mail, die ich dann wieder an meinen Steuerberater weiterleite. Alle meine notwendigen Unterlagen exportiere ich mir aus meinem Buchhaltungsprogramm. Rechnungen per Mail zu senden, bringen für mich also nur Nachteile.

5. Welche Nachteile siehst du in der Verwendung von PDF-Rechnungen per Mail?

Also erst einmal ist die DSGVO Korrektheit nicht immer gewährleistet. Es gibt hier Regelungen, die oft nicht eingehalten werden. Außerdem können Rechnungen leicht untergehen, zum Beispiel im Spam-Ordner, oder es kann passieren, dass eine Mail unbemerkt nicht zugestellt wurde. Der größte Punkt ist für mich jedoch der Zeitaufwand. Das manuelle Sortieren und Abtippen von Rechnungen kostet viel unnötige Zeit und Mühe. Diese Probleme hat ein Unternehmer mit e-Rechnungen nicht.

6. Was ist deiner Meinung nach für die Verbreitung von e-Rechnungen notwendig?

Also Peppol existiert ja schon als Grundstein, nur ist es nicht sehr bekannt. Es wäre also notwendig, dass es ein Netzwerk gibt, das allgemein genutzt wird. Damit das passiert, brauchen wir Unterstützung vom Bund oder großen Unternehmen.

7. Sollte es dann auch eine rechtliche Verpflichtung für e-Rechnungen geben?

Ich bin grundsätzlich gegen Grauzonen. Rechnungen per E-Mail erfüllen sehr oft nicht die rechtlichen Grundsätze, die für Rechnungen festgehalten wurden. Somit finde ich schon, dass es eine einheitliche Regelung geben sollte, damit es keine Probleme mehr geben kann. Andererseits ist eine rechtliche Verpflichtung natürlich schwierig, da zunächst viele Adaptierungsprozesse eingeleitet werden müssten, damit Unternehmen nur noch mit e-Rechnungen arbeiten können. Somit müsste man erst mal daran arbeiten, Unternehmen das Thema e-Rechnungen leichter zugänglich zu machen. Davon glaube ich, würden nämlich alle profitieren.

8. Inwiefern hilft ein Buchhaltungsprogramm wie InformerOnline euch dabei e-Rechnungen zu verwenden?

Informer hilft mir insofern, dass ich im Buchhaltungsprogramm sehen kann, wer von meinen Kontakten im PEPPOL-Netzwerk registriert ist. Das könnte ich sonst nicht so leicht herausfinden. Diesem Kontakt würde ich dann natürlich eine e-Rechnung schicken, das ist für beide Seiten bequemer.

Und natürlich, wie erwähnt, der Zeitaufwand. Schließlich können Rechnungen im UBL-Format direkt bei Informer eingelesen und automatisch verbucht werden. Da hat man bei allen anderen Formaten viel mehr Arbeit.

9. Ist das auch für den internationalen Rechnungsaustausch interessant für dich?

Die Möglichkeit besteht auf jeden Fall über das PEPPOL-Netzwerk und das finde ich sehr gut.

10. Was würdest du dir, für die nächsten 5 Jahre, für Österreich in Bezug auf e-Rechnungen wünschen?

Grundsätzlich finde ich es sehr spannend, dass der Bund nur mehr e-Rechnungen akzeptiert, dies aber nie großartig thematisiert wurde. Der Bund hat also die Vorteile von e-Rechnungen erkannt, diese aber leider nicht ausreichend kommuniziert. Natürlich wäre es extrem praktisch, wenn diese Kommunikation stattfinden würde und Unternehmen auf e-Rechnungen umsteigen würden. Wenn meine Lieferanten nur mehr e-Rechnungen verwenden würden, würde ich enorm viel Zeit und Mühe sparen, denn ich müsste keine Rechnungen mehr manuell zuordnen oder abtippen. Wenn dies funktionieren würde, müsste ein Unternehmer am Ende vom Quartal nur noch auf “abschicken” klicken und der Steuerberater hat alle notwendigen Daten. Das wäre mein Wunschgedanke.