FAL-CON gibt dir eine allgemeine Einführung in das Thema elektronische Rechnungen. Dieser Beitrag soll alle deine Fragen beantworten, damit du genau weißt, worum es bei elektronischen Rechnungen geht.

FALCON

Steuerberatung, Buchführung und Personalverrechnung aus Wien.

Offizieller Partner von InformerOnline

Die E-RECHNUNG: Des einen Freund, des anderen Leid!

In der Praxis erfreuen sich E-Rechnungen immer größerer Beliebtheit, vor allem bei jenen, die Empfänger der E-Rechnung sind. Die E-Rechnungen werden digital empfangen und können somit gut verarbeitet werden. Nicht so erfreut hingegen sind häufig die Rechnungsaussteller, da für diese zu Beginn eine Reihe von organisatorischen Maßnahmen notwendig sind, um alle Voraussetzungen für eine korrekte E-Rechnung und Übermittlung zu schaffen. Ist das System einmal eingerichtet, ist es für beide Vertragspartner durchaus eine praktikable Lösung. Der folgende Beitrag soll Ihnen einen kurzen Überblick über die wichtigsten Fakten zur E-Rechnung geben.

Wer muss mittels E-Rechnung abrechnen?

Jene Auftragnehmer, die eine Vertragsbeziehung mit dem Bund eingehen, müssen ausschließlich über eine elektronische Rechnung abrechnen. Folgende Rechnungsempfänger sind dem Bund zuzuordnen:

Alle Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen • Parlament • Präsidentschaftskanzlei • Verwaltungsgerichtshof • Verfassungsgerichtshof • Volksanwaltschaft • Rechnungshof

Die Liste aller Bundesministerien und deren nachgeordnete Dienststellen finden sie hier:

Für die Übermittlung von elektronischen Rechnungen an andere Rechnungsempfänger die nicht dem Bund angehören besteht derzeit keine gesetzliche Verpflichtung. Diesbezüglich existiert allerdings ebenfalls eine Liste aller Rechnungsempfänger, an welche freiwillig mittels E-Rechnung abgerechnet werden darf. Zu finden hier

Welche Rechnungsbestandteile hat die E-Rechnung zu enthalten?

Die E-Rechnung hat grundsätzlich jene Rechnungsinhalte zu enthalten, die auch das Umsatzsteuergesetz verpflichtend vorsieht. Zusätzlich zu diesen Angaben sind wenige Ergänzungen erforderlich. Nachfolgend listen wir jene Bestandteile auf, die eine E-Rechnung zwingend benötigt: • Absender: Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers(Bezeichnung, Adresse, E- Mail-Adresse, allenfalls UID Nummer*, Kontaktdaten) • Empfänger: Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Bezeichnung, evtl. Abteilung, Adresse, allenfalls UID-Nummer*, Kontaktdaten) • Rechnungsnummer • Rechnungsdatum • Lieferdatum oder Leistungszeitraum • Daten zur verrechneten Ware/Leistung (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz) • Gesamtbetrag (Brutto, Netto, Umsatzsteuer)

* Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ist bei Rechnungsbeträgen größer € 400 verpflichtend anzugeben. Die UID-Nummer des Rechnungsempfängers ist bei Rechnungsbeträgen größer € 10.000 verpflichtend anzugeben. Besitzen Rechnungssteller und/oder Rechnungsempfänger keine UID-Nummer, ist jeweils der Wert "ATU00000000" oder "00000000" (8 mal die Null) anzugeben.

Zusätzlich sind mindestens folgende Rechnungsinhalte anzugeben:

• Optionale Zahlungsbedingungen (werden diese nicht angegeben, gilt "sofort fällig") • Zahlungsdaten (entweder Bankverbindung mit IBAN oder SEPA Lastschriftverfahren) • Optional Rechtsform, Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht (gemäß § 14 UGB) Bitte beachten Sie, dass diese Angaben zwar nicht für die E-Rechnung zwingend erforderlich sind, allerdings nach § 14 UGB verpflichtend in der Rechnung aufzunehmen sind. Daher empfehlen wir unbedingt, diese Bestandteile aufzunehmen, auch wenn diese für das Ausstellen der E-Rechnung nur optionale Bestandteile sind. Für einen Rechnungsempfänger des Bundes aber auch alle anderen Rechnungsempfänger, an welche mittels E-Rechnung abgerechnet werden darf, müssen zusätzlich noch folgende Daten angegeben werden:

• Lieferantennummer • Auftragsreferenz • Beide Nummern können Sie direkt bei Ihrem Auftraggeber zu Beginn des Vertragsverhältnisses erfragen.

Wie kann die E-Rechnung elektronisch übermittelt werden?

E-Rechnungen können elektronisch über das Unternehmensservice Portal (USP) oder über die Peppol-Transport-Infrastruktur eingebracht werden, wodurch der Prozess der Rechnungsbearbeitung sowohl bei den Rechnungsstellern, als auch bei den Rechnungsempfängern optimiert werden kann.

Für öffentliche Einrichtungen gibt es eine weitere Möglichkeit der Einbringung der E-Rechnungen. Das sogenannte PVP (Portalverbundprotokoll). Auf dieses wird im Folgenden nicht näher eingegangen, da es für privatwirtschaftliche Unternehmen nicht anwendbar ist.

Einbringung über das Unternehmensservice Portal (USP)

Damit e-Rechnungen an die öffentliche Verwaltung eingebracht werden können, ist für den Rechnungseinbringer zunächst die einmalige Registrierung am Unternehmensservice Portal (USP) erforderlich. Wenn die Rechnung über einen Dritten (Steuerberater, Service Provider etc.) eingebracht wird, ist es ausreichend, dass sich der Dritte am USP registriert. Nach erfolgter Registrierung und nach Anmeldung am USP suchen Sie auf der rechten Seite den Bereich "Meine Services" und klicken dort in die Zeile "e-Rechnung.gv.at" um die nächste Seite zu öffnen. Über eine der folgenden unterstützten Einbringungsarten können e-Rechnungen eingebracht werden: • Händisch durch Online-Erfassung der Rechnung im Online-Formular • Händisch durch Hochladen/Upload einer e-Rechnung • Mittels automatischer Übermittlung via Webservice

Einbringung mittels Peppol-Transport-Infrastruktur

Bei Verwendung der Peppol-Transport-Infrastruktur erfolgt die Authentifizierung über die von Peppol ausgestellten Zertifikate. Dazu ist keine USP Anmeldung erforderlich.

Einbringung über einen Dritten

Weiters besteht die Möglichkeit, die e-Rechnung durch einen Dritten (z. B. Service Provider, Steuerberater) erstellen und/oder übermitteln zu lassen. Dieser kann für den Rechnungssteller die e-Rechnung nach Anmeldung am USP auf eine der oben beschriebenen Arten einbringen. Der Rechnungssteller muss in diesem Fall nicht selbst am USP registriert sein. Damit E-Rechnungen von einer Stelle der öffentlichen Verwaltung an eine Bundesdienststelle eingebracht werden können, ist eine etwas andere Vorgangsweise notwendig. Auf diese wird hier nicht näher eingegangen.

Unterstützt INFORMER Buchhaltungssoftware die Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen?

INFORMER unterstützt sowohl die Erstellung von E-Rechnungen, welche in der Software direkt erstellt werden können, als auch die Übermittlung dieser mittels Peppol-Transport-Infrastruktur.

Bei Verwendung von Informer muss daher keine Registrierung über das USP (Unternehmensserviceportal) erfolgen, da die elektronische Übermittlung direkt von der Cloud-Software über die Peppol Anbindung erfolgen kann. Abschließend ist festzuhalten, dass die Erstellung und Übermittlung von elektronischen Rechnungen nach erfolgter Einrichtung, sowohl für den Auftraggeber, als auch für den Auftragnehmer eine komfortable Möglichkeit der Rechnungslegung darstellen kann. Erfreulich in diesem Zusammenhang ist, dass die Übermittlung nicht nur vom Rechnungsaussteller selbst, sondern z.B. auch mit Hilfe des Steuerberaters erfolgen kann. Für Unternehmer, die sich für die digitale Buchhaltung von INFORMER entschieden haben, ist zusätzlich auch über dieses Tool eine einfache Handhabung möglich. Gerne unterstützen wir und INFORMER Sie bei Ihrer persönlichen Einrichtung der digitalen Rechnungslegung mittels E-Rechnung.

Kontaktieren Sie uns einfach unter: [email protected]

FAL-CON Steuerberatung GmbH Wollzeile 1-3, Stiege 3, 3.2 A - 1010 Wien Telefon: +43 1 503 74 47 -0