Masters Netwerk:

Personeel aannemen, hoe werkt dat?

Regelmatig vragen klanten ons wat je allemaal moet doen als je personeel wilt aannemen. In dit document proberen we de belangrijkste regels en aandachtspunten uit te leggen.

Een medewerker aannemen, hoe doe je dat?

Stap 1. Meld je aan bij de Belastingdienst als werkgever

Situatie A: Je hebt nog geen loonheffingennummer Jouw aanmelding als werkgever doe je met het formulier ‘Melding Loonheffingen Aanmelding Werkgever’. Dit formulier stuur je per post naar de Belastingdienst. Adres staat op het formulier. Gewoonlijk krijg je binnen 1 of 2 weken een beschikking met jouw loonheffingennummer. Stuur deze brief (digitaal) naar ons. Als je je meldt voordat de medewerker in dienst is gekomen, dan kan het langer duren, je krijgt dan gewoonlijk het loonheffingennummer binnen 5 werkdagen na de indiensttreding van de medewerker. Meer over loonheffing lees je hier. Aangiftebrief loonheffingen Gewoonlijk ontvang je binnen 3 weken na de beschikking met het loonheffingennummer de zogeheten “aangiftebrief loonheffingen 20xx”. In deze brief vind je: -de tijdvakken waarover je aangifte moet doen - de uiterste aangifte- en betaaldatum per tijdvak - het betalingskenmerk per tijdvak

Deze gegevens heb je nodig om tijdig jouw aangifte loonheffingen in te dienen en te betalen. Stuur ook deze brief (digitaal) naar ons.

Situatie B: Je hebt al wel een loonheffingennummer Heb je jouw bedrijf al eerder aangemeld en heb je al een loonheffingennummer, bijvoorbeeld om jezelf als DGA te verlonen, dan dien je een ander formulier te gebruiken “melding premies werknemersverzekeringen”. Dit formulier stuur je per post naar de Belastingdienst. Adres staat op het formulier. Gewoonlijk ontvang je binnen 4 weken na ontvangst van het inschrijfformulier een beschikking met de sectorcode en het percentage ‘gedifferentieerde premie werkhervattingskas (WhK). Stuur deze brief (digitaal) naar ons. Iets over werknemersverzekeringen De werknemersverzekeringen verzekeren werknemers tegen het inkomensverlies als ze werkloos, arbeidsongeschikt of ziek worden. In de meeste gevallen zal je voor jouw medewerkers premies moeten gaan betalen voor die werknemersverzekeringen. Dat zijn de werkloosheidswet (WW), de Ziektewet (ZW) en de arbeidsongeschiktheidswet (WAO/WIA). Die premiepercentages zijn afhankelijk van de branche waarin jouw bedrijf functioneert. De verschillende branches zijn ingedeeld in sectoren. De Belastingdienst deelt jouw bedrijf in een sector in en die sector bepaalt de hoogte van de premies. In bepaalde branches is het ziekteverzuimpercentage hoger dan in andere en in weer andere branches is er meer werkloosheid. Dat bepaalt de hoogte van de premies die de werkgevers in die branches moeten afdragen. Onderstaande afbeelding geeft een overzicht van de wetten binnen onze sociale zekerheid:

Stap 2. Een medewerker selecteren

Dit is een activiteit die iedere werkgever zelf zal moeten invullen. Je moet een persoon vinden die bereid en in staat is om de functie te vervullen binnen jouw bedrijf. Je zult jouw vacature kenbaar moeten maken aan de buitenwereld, daarna sollicitanten spreken en de beste kandidaat een arbeidsovereenkomst aanbieden. Er zijn zogeheten werving & selectieburo’s die je hierbij kan inschakelen. Vaak zijn die gespecialiseerd in een bepaalde branche of een bepaald soort personeel, bijvoorbeeld financieel personeel of technisch personeel (kijk voor die laatste categorie eens bij Techrise Ventures).

Stap 3. Een arbeidsovereenkomst afsluiten

Is de kandidaat gevonden, dan volgt er een onderhandeling over de arbeidsvoorwaarden. Het heeft de voorkeur om de afspraken in een arbeidsovereenkomst schriftelijk vast te leggen. Mondeling mag ook, maar is vaak een bron van misverstanden en conflicten. Dat kan je veel geld kosten. De overeenkomst legt gewoonlijk het volgende vast: - Datum indiensttreding - Eventueel datum einde dienstverband - Opzegtermijnen (werkgever en werknemer) - Soort dienstverband (vast; tijdelijk; oproep; ..) - De functie - Plaats van arbeid - De arbeidsduur (per week/maand/jaar) - De beloning/ het salaris - Of er sprake is van een proeftijd - Of er een CAO van toepassing is - Wat er geregeld is voor pensioenen en andere verzekeringen - Eventuele aanvullende emolumenten (onkosten-, reisvergoeding, …) - Iets over verlofaanspraken (minimaal 20 dagen bij fulltime dienstverband)

Je kan de sollicitant een tijdelijk of een vast contract aanbieden, een fulltime dienstverband of een parttime/deeltijd dienstverband. Een oproep- of nul-uren contract. Voor alle vormen gelden andere regels. En in een sommige gevallen ook andere percentages voor de werknemers- en volksverzekeringen. Dit is specialistenwerk. Stagiairs, studenten, BBL of BOL scholieren, buitenlandse werknemers, uitkeringsgerechtigden Voor deze categorieën medewerkers gelden vaak speciale regels. Het voert te ver voor dit document om dit hier allemaal uit te werken. Raadpleeg onze arbeidsrechtspecialist.

Stap 4. Verplichtingen en verantwoordelijkheden werkgever

De werkgever heeft een aantal verplichtingen en verantwoordelijkheden. Hier zijn er een aantal: 1. Je moet de identiteit van jouw medewerker vaststellen en vastleggen door een kopie identiteitsbewijs in jouw administratie op te nemen. Daarop moet het Burgerservicenummer (BSN) goed zichtbaar zijn. 2. Je bent verplicht tenminste 1 keer een loonstrook te geven aan jouw medewerker en verder bij iedere verandering op die loonstrook. En die loonstrook moet een verplicht aantal gegevens bevatten. Jaarlijks moet je de werknemer een jaaropgave doen. 3. Je bent verantwoordelijk voor een gezonde en veilige werkplek en voor de naleving van de ARBO wet. 4. Ook ben je verplicht om tenminste het minimumloon te betalen. 5. En verplicht om de werknemer vier keer de gemiddelde werkduur per week aan verlofuren te geven. 6. Je bent verplicht om bij ziekte de eerste twee jaren tenminste 70% van het salaris te betalen en dat mag niet minder zijn dan het minimumloon. 7. Verder ben je verplicht om het netto salaris op tijd over te maken op de bankrekening van de medewerker. Bij een weekloon is dat uiterlijk binnen een maand en bij een maandloon uiterlijk binnen een kwartaal. 8. Je bent verplicht om het minimum vakantiebijslag te betalen. 9. Als je een werknemer wilt ontslaan, dan ben je in principe een zogeheten transitievergoeding. Dit is afhankelijk van het aantal dienstjaren (1/3 maandsalaris per dienstjaar) met een maximum van 84.000 euro (2021). Een compensatie van de overheid is mogelijk. 10. Als jouw bedrijf onder een CAO valt, ben je verplicht om die CAO uit te voeren. Houd je aan de hoogte van het salaris, het aantal vakantiedagen, enzovoort. Meer mag altijd wel, minder niet.

In het Burgerlijk Wetboek (BW) vind je verder nog tal van wetten, regels en regelingen waar een werkgever zich aan te houden heeft. Je kan denken aan proeftijden, opzegtermijnen, ontslagregelingen, vakantie, nakomen CAO, enzovoort. En het Burgerlijk Wetboek is nog niet alles. Denk ook bijvoorbeeld aan de arbeidstijdenwet (werktijden en rusttijden) en de arbeidsomstandighedenwet (veiligheid en gezondheid). Ook is er nog de wet arbeid en zorg (verlofregelingen) en wetgeving over gelijke behandeling (mannen en vrouwen; autochtonen en allochtonen; vaste en tijdelijk contracten; en meer)

Tot slot

Het aannemen van personeel heeft best wel wat voeten in de aarde, maar biedt je ook veel kansen tot groei. En dat is toch wat iedere ondernemer nastreeft? In verreweg de meeste gevallen wegen de lasten en de risico’s op tegen de lasten. En kom je er zelf niet goed uit, meld je dan bij ons en wij zullen je zo goed als mogelijk helpen. P.S. De opstellers van dit document zijn GEEN arbeidsrechtjuristen en aan dit document kunnen ook geen rechten worden ontleend. Indien je een individueel en sluitend advies wil over jouw specifieke situatie, dan kan je uiteraard de arbeidsrechtjurist raadplegen die bij ons netwerk is aangesloten. Meld je hiervoor middels ons contactformulier.

Masters netwerk is een landelijke organisatie die MKB-ondernemers voornamelijk online ondersteunt op financieel, fiscaal en personeel gebied. Zo vind je in ons netwerk accountants, boekhouders, fiscalisten, economen, payroll en HR-professionals, pensioen- en loopbaanadviseurs, ondernemers- en budgetcoaches, (arbeidsrecht)juristen en aanbestedingsspecialisten. Wij combineren de persoonlijke aanpak en de aantrekkelijke tarieven van een kleine dienstverlener met het kennisniveau en de brede dienstverlening van een grote accountancyorganisatie.